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項(xiàng)目管理生命周期有五個(gè)階段：?jiǎn)?dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾。

在啟動(dòng)和計(jì)劃階段，項(xiàng)目獲得必要的審批，計(jì)劃已經(jīng)創(chuàng)建，工作實(shí)際上從活動(dòng)開始。

執(zhí)行階段和監(jiān)控階段同時(shí)發(fā)生。這意味著你一邊完成活動(dòng)，一邊在監(jiān)控你的進(jìn)度。

一旦項(xiàng)目計(jì)劃最終確定并獲得審批，項(xiàng)目經(jīng)理就會(huì)監(jiān)控進(jìn)度，確保相應(yīng)的活動(dòng)完成。

如何監(jiān)控活動(dòng)完成情況？

項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的監(jiān)控類型主要有4種：

? 計(jì)劃監(jiān)控

? 變更監(jiān)控

? 質(zhì)量監(jiān)控

? 成本監(jiān)控

項(xiàng)目經(jīng)理有一個(gè)活動(dòng)計(jì)劃以及每個(gè)活動(dòng)的預(yù)計(jì)持續(xù)時(shí)間。因此，每天、每周或每月結(jié)束時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該能夠報(bào)告項(xiàng)目是否處于正軌。

為了以這種方式匯報(bào)，項(xiàng)目經(jīng)理需要從每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員那里了解：

? 他們目前正在進(jìn)行的活動(dòng)。

? 他們?cè)谶@個(gè)活動(dòng)上花了多少小時(shí)。

? 還有多少小時(shí)可以完成這個(gè)活動(dòng)。

有了這些信息，項(xiàng)目經(jīng)理可以將實(shí)際完成情況與預(yù)期完成情況進(jìn)行比較，判斷現(xiàn)實(shí)是否符合預(yù)期。

有些活動(dòng)花費(fèi)的時(shí)間比預(yù)期要少，有些活動(dòng)花費(fèi)的時(shí)間比預(yù)期要長(zhǎng)，這是可以預(yù)料到的。開發(fā)人員可能會(huì)告訴項(xiàng)目經(jīng)理，創(chuàng)建一個(gè)網(wǎng)頁(yè)需要3個(gè)小時(shí)，盡管預(yù)計(jì)需要10個(gè)小時(shí)。與之類似，一項(xiàng)活動(dòng)預(yù)計(jì)需要5個(gè)小時(shí)，但花費(fèi)了8個(gè)小時(shí)。因此，每天跟蹤很有用，但必須從整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展的角度來查看。

當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理比較每周完成的活動(dòng)和計(jì)劃完成的活動(dòng)時(shí)，利害關(guān)系人將關(guān)注整個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃和交付的里程碑。這就是甘特圖特別有用的地方——因?yàn)樗茏屇憧匆娎锍瘫陧?xiàng)目日程表日歷中的位置。

許多項(xiàng)目管理軟件工具可以顯示活動(dòng)完成的百分比。這有助于查看進(jìn)度，并顯示你在計(jì)劃內(nèi)完成足夠數(shù)量的活動(dòng)以實(shí)現(xiàn)主要里程碑的可能性。

當(dāng)變更發(fā)生時(shí)怎么辦？

上面部分說明了如何監(jiān)控活動(dòng)實(shí)際完成情況和活動(dòng)預(yù)期完成情況。

但如果實(shí)際的活動(dòng)發(fā)生了變化呢?如果客戶改變主意，想要完全不同的東西怎么辦?如果你在項(xiàng)目進(jìn)行到一半時(shí)發(fā)現(xiàn)法律發(fā)生了變化，新的要求需要額外的工作，你會(huì)怎么辦?

通常，項(xiàng)目管理應(yīng)用于團(tuán)隊(duì)可以準(zhǔn)確預(yù)測(cè)需要哪些活動(dòng)的環(huán)境中。如果你不知道需要哪些功能或需要做什么，那么應(yīng)該做更多的研究。

項(xiàng)目經(jīng)理通常會(huì)反對(duì)范圍的變更。更改結(jié)果、可交付成果和項(xiàng)目中期活動(dòng)的列表需要修改項(xiàng)目計(jì)劃并從決策者那里獲得新的簽字。因此，范圍的變更和向項(xiàng)目添加活動(dòng)是例外，而不是常態(tài)。

項(xiàng)目經(jīng)理衡量添加到項(xiàng)目中的變更請(qǐng)求和額外活動(dòng)的數(shù)量。團(tuán)隊(duì)成員在完成活動(dòng)和構(gòu)建解決方案時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)不可預(yù)見的問題，一些問題也會(huì)浮出水面。項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)跟蹤這些問題。如果它們需要額外的活動(dòng)，項(xiàng)目經(jīng)理將研究如何在實(shí)現(xiàn)里程碑承諾的同時(shí)完成它們。

監(jiān)控項(xiàng)目還需注意什么？

每個(gè)可交付成果必須滿足客戶的期望。數(shù)字產(chǎn)品至少?zèng)]有bug。你必須確保產(chǎn)品按預(yù)期執(zhí)行(例如，花5秒鐘加載一個(gè)網(wǎng)頁(yè)是不可接受的)。

團(tuán)隊(duì)中通常會(huì)有一個(gè)成員測(cè)試可交付成果，確保它們按預(yù)期運(yùn)行。這個(gè)人通常是質(zhì)量保證(QA)團(tuán)隊(duì)的成員，但有時(shí)也可能是開發(fā)人員或項(xiàng)目經(jīng)理，他們會(huì)做大量的測(cè)試。

測(cè)試不應(yīng)該在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)進(jìn)行。在執(zhí)行階段一致地進(jìn)行質(zhì)量檢查很重要。

項(xiàng)目經(jīng)理還需要監(jiān)控項(xiàng)目的成本。如果項(xiàng)目產(chǎn)生額外的成本，那么它可能不會(huì)給你的公司帶來利潤(rùn)。

雖然團(tuán)隊(duì)成員花費(fèi)更長(zhǎng)時(shí)間完成活動(dòng)是成本增加的來源，但項(xiàng)目成本可能超出預(yù)算還有其他原因：

? 其他材料(如硬件、服務(wù)器等)。

? 增加對(duì)供應(yīng)商的使用。

? 大量的缺陷必須由你來修復(fù)。

每個(gè)里程碑已完成的部分報(bào)告應(yīng)指出項(xiàng)目是否仍然在指定的預(yù)算范圍內(nèi)。

實(shí)際上，項(xiàng)目監(jiān)控貫穿項(xiàng)目的生命周期——從啟動(dòng)到收尾，它使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)可以了解項(xiàng)目的當(dāng)前狀態(tài)、所采取的步驟以及預(yù)算、進(jìn)度表和范圍預(yù)測(cè)。項(xiàng)目經(jīng)理可以依靠項(xiàng)目管理軟件(http://www.8msaas.cn/)來執(zhí)行成功項(xiàng)目所需的所有任務(wù)。

優(yōu)秀的軟件可以為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供支持，因此他們可以管理成功項(xiàng)目的所有細(xì)節(jié)。8Manage PM項(xiàng)目管理軟件面向?qū)崟r(shí)交易，可以幫助管理人員計(jì)劃、監(jiān)視和報(bào)告項(xiàng)目，也可以幫助團(tuán)隊(duì)管理工作并進(jìn)行協(xié)作。

8Manage PM系統(tǒng)具有完整的審核跟蹤，項(xiàng)目計(jì)劃和執(zhí)行處于同步狀態(tài)，能夠自動(dòng)跟蹤每個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)與可交付成果的時(shí)間與進(jìn)度。

下一層活動(dòng)的完成率與可交付成果會(huì)自動(dòng)地匯總到上一層活動(dòng)，逾期活動(dòng)會(huì)自動(dòng)亮紅燈，自動(dòng)把預(yù)警信息發(fā)送給所有受影響的相關(guān)人員。因此8Manage系統(tǒng)適用于各種復(fù)雜的團(tuán)隊(duì)協(xié)作。

使用8Manage PM，可以輕松完成項(xiàng)目管理生命周期的每個(gè)階段，也可以針對(duì)不同的項(xiàng)目階段，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。如果你需要項(xiàng)目方面的幫助，并且正在尋找更好的方式來管理任務(wù)和團(tuán)隊(duì)，歡迎申請(qǐng)8Manage PM產(chǎn)品演示。

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