8Manage：如何優(yōu)化醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)流程？

　 域名預(yù)訂/競(jìng)價(jià)，好“米”不錯(cuò)過(guò)

隨著我國(guó)醫(yī)療體制改革的不斷深化,醫(yī)院的招標(biāo)采購(gòu)管理工作逐漸成為重點(diǎn)工作之一。醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作,優(yōu)化招標(biāo)采購(gòu)流程對(duì)醫(yī)院節(jié)約成本、提高效益有著重要意義,也是滿足人民群眾對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生需求的有力保障。

醫(yī)院的采購(gòu)范圍涉及多個(gè)領(lǐng)域所需的設(shè)備和用品,從護(hù)理區(qū)(急診室、手術(shù)室、接生房、產(chǎn)房、病房等)、服務(wù)(化驗(yàn)室、藥房、放射室、手術(shù)室等)、到醫(yī)護(hù)人員(臨床、辦公室和支持)等等。醫(yī)院招采團(tuán)隊(duì)需要用最佳的方式尋源、談判和獲得招采服務(wù)、設(shè)備和用品。在正確的時(shí)間,用正確的價(jià)格,在正確的地點(diǎn),按正確的數(shù)量,為正確的病人提供正確的產(chǎn)品,這需要系統(tǒng)、流程和控制。

一、醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)需求的主要來(lái)源

1、常規(guī)訂購(gòu)

“常規(guī)訂購(gòu)”是指采購(gòu)屬于醫(yī)院藥品清單中指定的藥品。不管是在常規(guī)情況下,還是在危機(jī)發(fā)生時(shí),醫(yī)院都有永久提供服務(wù)的義務(wù)。因此,招采過(guò)程中只有邊際容錯(cuò)是可接受的。醫(yī)院需要精細(xì)的機(jī)制來(lái)管理整個(gè)供應(yīng)鏈。醫(yī)院采購(gòu)常規(guī)藥品的一般訂購(gòu)流程是關(guān)鍵性任務(wù),對(duì)應(yīng)供應(yīng)鏈運(yùn)作參考模型中的采購(gòu)庫(kù)存產(chǎn)品。

常規(guī)訂購(gòu)的基本流程如下:

① 當(dāng)出現(xiàn)藥品需求時(shí),護(hù)理人員檢查病房倉(cāng)庫(kù)是否有所需的藥品。

② 如果有庫(kù)存,就為病人準(zhǔn)備所需藥品,如果沒(méi)有,就向藥房發(fā)送內(nèi)部訂單。

③ 藥劑師接收和審核內(nèi)部訂單后,搜索醫(yī)院的藥房倉(cāng)庫(kù),查找所需藥品。

④ 如果有庫(kù)存,藥品就準(zhǔn)備在內(nèi)部交付,并運(yùn)送到相應(yīng)的病房。如果沒(méi)有,藥劑師會(huì)在供應(yīng)商庫(kù)中尋找合適的供應(yīng)商,向既定供應(yīng)商發(fā)出所需藥品的采購(gòu)訂單。

⑤ 一段時(shí)間后,醫(yī)院藥劑師從供應(yīng)商處收到所需藥品。

⑥ 最后,這些藥品被送往病房,為病人的治療做準(zhǔn)備。

2、特殊申請(qǐng)

“特殊申請(qǐng)”是指采購(gòu)不屬醫(yī)院范圍的藥品。由于人員的流動(dòng)性越來(lái)越大,醫(yī)院面臨著如何確保病人臨床護(hù)理的連續(xù)性的挑戰(zhàn)。由于公立醫(yī)院有永久提供服務(wù)的義務(wù),因此對(duì)不屬于醫(yī)院業(yè)務(wù)范圍的藥品的需求非常普遍。所以,用于特殊申請(qǐng)的訂購(gòu)流程在醫(yī)院中變得越來(lái)越重要。

特殊申請(qǐng)的基本流程如下:

① 當(dāng)特殊藥品的需求出現(xiàn)時(shí),醫(yī)生會(huì)填寫一張?zhí)幏?上面有所需藥品的一般信息。

② 醫(yī)生或護(hù)理人員直接將處方送到醫(yī)院藥房。

③ 藥劑師收到處方,檢查是否有錯(cuò)誤。

④ 如果處方有不妥(如劑量不清楚),會(huì)被退還給申請(qǐng)者。醫(yī)生對(duì)處方進(jìn)行分析,并做出必要更改。隨后,處方會(huì)再次被送到藥房。

⑤ 如果處方有效,藥劑師會(huì)針對(duì)藥品尋找合適的供應(yīng)商。然后向新供應(yīng)商或既定供應(yīng)商發(fā)送所需藥品的采購(gòu)訂單。

⑥ 一段時(shí)間后,醫(yī)院藥劑師從供應(yīng)商處收到所需藥品。

⑦ 下一步,藥品準(zhǔn)備在內(nèi)部交付,并和運(yùn)輸?shù)讲》俊?/p>

⑧ 最后,護(hù)理人員收到所需藥品,為病人準(zhǔn)備治療用藥。

二、目前醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)存在的問(wèn)題

1、大量用紙(如人工申請(qǐng)和采購(gòu)訂單、紙質(zhì)定價(jià)信息);

2、多種產(chǎn)品處理活動(dòng)(如常規(guī)藥品和特殊藥品的兩個(gè)子流程);

3、庫(kù)存占用成本過(guò)高(如人工錄入和產(chǎn)品信息更新);

4、冗長(zhǎng)的產(chǎn)品訂購(gòu)和交付周期時(shí)間(如當(dāng)處方不完整時(shí),多個(gè)流程迭代);

5、數(shù)據(jù)質(zhì)量問(wèn)題(如關(guān)于產(chǎn)品位置和產(chǎn)品利用率的信息很少);

6、 處理質(zhì)量問(wèn)題(如庫(kù)存控制不足,沒(méi)有現(xiàn)成的反饋循環(huán)表明患者是否有效獲得合適藥品);

7、與供應(yīng)商的接口開(kāi)發(fā)不完善(即供應(yīng)商是個(gè)不可預(yù)測(cè)的黑盒子)。

三、改進(jìn)醫(yī)院招標(biāo)采購(gòu)流程的建議

1、加強(qiáng)招標(biāo)環(huán)節(jié)的組織管理

醫(yī)院招標(biāo)文件的制作要嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、規(guī)范和合法,一份高質(zhì)量的招標(biāo)文件要能夠充分表達(dá)采購(gòu)方的意圖和需求。醫(yī)院需要完善招標(biāo)采購(gòu)監(jiān)督約束機(jī)制,充實(shí)監(jiān)督隊(duì)伍,對(duì)影響采購(gòu)人和中標(biāo)人利益的不公正條款及時(shí)提出,監(jiān)督雙方順利履行合同,促進(jìn)雙方合作共贏。

2、加強(qiáng)采購(gòu)預(yù)算管理和采購(gòu)成本控制

醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)前期調(diào)研工作,盡量細(xì)化預(yù)算到每個(gè)項(xiàng)目,相對(duì)準(zhǔn)確地預(yù)估購(gòu)置項(xiàng)目的價(jià)格范圍。對(duì)于較大金額的采購(gòu)項(xiàng)目需單獨(dú)編制預(yù)算;對(duì)于較小金額的項(xiàng)目,應(yīng)盡量集中起來(lái)統(tǒng)一采購(gòu),擴(kuò)大采購(gòu)規(guī)模,這樣有利于爭(zhēng)取到最優(yōu)惠的價(jià)格,節(jié)約成本。

3、實(shí)施電子招標(biāo)采購(gòu)系統(tǒng)

使用專業(yè)的電子招標(biāo)采購(gòu)系統(tǒng)會(huì)帶來(lái)持續(xù)性好處,比如8Manage SRM電子招采系統(tǒng)(http://www.8manage.cn/supplier/supplier.html),有利于醫(yī)院與供應(yīng)商的協(xié)作以及供應(yīng)商管理,提高數(shù)據(jù)質(zhì)量(如準(zhǔn)確性、及時(shí)性、正確性的產(chǎn)品和供應(yīng)商主數(shù)據(jù))和流程質(zhì)量(如在整個(gè)過(guò)程中保持訂單狀態(tài)的透明度)。8Manage SRM提供采購(gòu)需求管理、采購(gòu)訂單管理、庫(kù)存管理,實(shí)時(shí)開(kāi)支分析等等,支持全流程電子招投標(biāo),有助于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)的全過(guò)程監(jiān)控,降低招投標(biāo)、管理、時(shí)間等交易成本。

四、結(jié)語(yǔ)

作為政府財(cái)政支出的重要組成部分,醫(yī)院采購(gòu)工作的不斷規(guī)范和完善至關(guān)重要。通過(guò)電子招標(biāo)采購(gòu)方式,有效規(guī)范醫(yī)院采購(gòu)行為,保證采購(gòu)的“公平、公正、公開(kāi)”,降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn),優(yōu)化資源配置,使采購(gòu)工作發(fā)揮最大效益。

申請(qǐng)創(chuàng)業(yè)報(bào)道，分享創(chuàng)業(yè)好點(diǎn)子。點(diǎn)擊此處，共同探討創(chuàng)業(yè)新機(jī)遇！