【導讀】在現(xiàn)代商業(yè)交易模式中，合同是企業(yè)經(jīng)濟利益的重要保障，而合同項目作為交付型項目的一種，常常直接影響到企業(yè)的業(yè)務與內(nèi)部運營流程。那么，如何管好合同項目，提升業(yè)務優(yōu)勢?在企業(yè)管理模式的不斷升級下，“業(yè)務+項目一體化”管理理念開始融入到信息化系統(tǒng)，正式應用在合同項目管理中。
合同項目是指已經(jīng)簽訂了合同，受合同約束交付時間、成本及質量的項目。常見的合同項目有：按合同交付的項目型生產(chǎn)、按合同交付的專業(yè)服務或外包服務、按合同交付的工程項目、受投資合同控制的并購后轉型等。
與一般的或技術型項目不同，合同項目的業(yè)務邏輯較為復雜，合同項目的時間、成本及質量的度量與管控更為嚴格，要有必須滿足的服務水平協(xié)議或其他條件與條款，且這些條款的罰款嚴重程度不同。而且，在完成交付的同時，更注重客戶對項目交付的滿意程度和服務質量。在管理過程中，企業(yè)需要考慮業(yè)務與項目的平衡與協(xié)同。
所以，合同項目所用到的項目管理工具不僅需要擁有一般項目管理的管理范疇，更要求精準及時的KPI度量及合同條件與條款在執(zhí)行的實時配對及罰款計算功能，以及項目、合同及機構的實時管理會計。而傳統(tǒng)的項目管理工具并不具備合同項目的管理功能，且完全獨立于業(yè)務和運營，導致企業(yè)無法針對整體業(yè)務項目進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各個業(yè)務流程之間的信息難以自動流轉。
企業(yè)需要一款真正適用于合同項目的管理軟件，通過合同與項目的協(xié)同管理，做到多個業(yè)務部門和環(huán)節(jié)的管理。比如8MSaaS項目管理軟件，為企業(yè)提供業(yè)務+項目一體化解決方案，以業(yè)務交付為核心，從市場營銷、客戶商機、合約、項目、采購訂單/供應商合約、到售后服務等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)端到端全業(yè)務流程管理。
針對合同項目管理的特殊性，8MSaaS通過內(nèi)嵌實時的業(yè)務與項目管理流程，實時管控合同的執(zhí)行、進度、資源、采購、交付、成本及收款，靈活匹配工作流，與業(yè)務流程緊密結合，大大提供項目管理效益，提升業(yè)務優(yōu)勢。
1、自動預警，實時監(jiān)控，一個頁面掌控動態(tài)項目全局
在合同項目中，項目逾期可能是由某個可交付成果逾期或某個里程碑延期開始，收入達不到預期是由某筆交易偏差或某時段產(chǎn)生收入偏差開始，成本超支是由某項費用超支或某次采購產(chǎn)生超支開始。業(yè)務流程中的各種問題和風險發(fā)生都會影響到項目的每個環(huán)節(jié)，如果不能及時發(fā)現(xiàn)問題，容易造成巨大的項目損失。
系統(tǒng)的多種監(jiān)控工具如紅色預警提醒、高亮提示、即時通知和自動預警等，能夠讓項目管理者實時監(jiān)測項目活動逾期或超支情況。而像業(yè)務地圖、甘特圖、里程碑監(jiān)控視圖、項目基線等圖形顯示，能夠實時監(jiān)管項目的資源、進度、采購與成本等情況，清晰了解項目當前的實際進展。8MSaaS的一個頁面即能掌控整個項目的實況，提高可見性和監(jiān)控度，第一時間洞悉項目風險與問題。
2、所有數(shù)據(jù)追本溯源，快速知道項目延誤及問題的原因及影響
合同業(yè)務項目管理中常見的問題是，如果有人把項目完成狀態(tài)更改為100%，那么所有的相關活動和子活動會立刻變成100%完成，且無法追溯到以前的狀態(tài)。項目人員不誠實的行為會導致的嚴重的管理信息錯誤。為了解決上述問題，工作分解結構(WBS)通過審計跟蹤記錄，能夠追蹤每個項目活動或可交付成果。
同時，通過唯一、實時的項目計劃與執(zhí)行的信息視圖，可以完全消除由多個版本的真相所造成的誤解，幫助項目管理者第一時間發(fā)現(xiàn)和管理任何偏差。并提供業(yè)務項目、合同、項目和訂單執(zhí)行的多層級的，可逐層鉆取追蹤前因后果的實時信息視圖，讓項目管理者快速準確地知道項目延誤及問題發(fā)生的原因及影響。
3、管理合同項目的收款，收入確認及罰款，合同的收入及利潤一目了然
在業(yè)務項目管理中，合同通常與項目連通，項目的成本會直接影響到合同的成本及利潤，項目的交付會影響到合同的收款及收入確認，項目的可交付成果的質量會直接影響到合同服務水平協(xié)議的賞罰。
合同管理不僅需要向業(yè)務對象進行靜態(tài)關聯(lián)，更要進行對象之間的動態(tài)聯(lián)動。例如，客戶合同的回款進度與項目交付進度實時關聯(lián)，當項目交付節(jié)點完成后，系統(tǒng)自動觸發(fā)相應的進度款回收提醒，項目也會動態(tài)反應合同損益，這樣才能實時跟蹤項目損益。
8MSaaS支持合同審批、交易內(nèi)容 (產(chǎn)品、服務及報價等)、交付及服務水平協(xié)議管理、采購及付款管理、成本預算、實際花費及利潤管理、發(fā)票及收款管理、收入確認、利潤及管理會計、續(xù)約管理，自動處理付款及發(fā)票等功能。使合同與銷售、采購等業(yè)務關聯(lián)，并從運營損益角度為企業(yè)實時跟蹤每個業(yè)務交付項目的收入、成本及實時損益，各款項清晰明了，為企業(yè)管理者的運營管理提供決策支持。
4、精準實時的KPI度量，根據(jù)合同條款實時核算合同執(zhí)行過程中的罰款
合同項目有收款、收入確認及罰款，會影響其合同及機構的收入及利潤。若缺乏精準及實時的KPI度量能力，就不能第一時間能呈現(xiàn)出違反約定KPI的罰款金額，讓項目經(jīng)理盡快補救。而且，如果財務管理與業(yè)務活動缺乏連通，管理者就無法看到業(yè)務在財務上的績效，難以做出有效決策。
8MSaaS提供精準及實時的KPI度量及合同條件與條款在執(zhí)行時的實時配對及罰款計算功能，自動根據(jù)合同條款實時核算合同執(zhí)行過程中的罰款，幫助管理者做出科學有效決策。并提供實時管理會計，通過多層次的預算、實際收入和費用的實時跟蹤功能，讓財務信息在機構、合同及項目間保持一致，不出現(xiàn)偏差。
作為一款云端項目管理軟件， 8MSaaS項目管理系統(tǒng)深度貫徹一體化理念，使項目與業(yè)務實時連通，通過強大的項目狀態(tài)追蹤和權責分明的監(jiān)控機制，幫助企業(yè)實現(xiàn)精細化管理，真正提升業(yè)務優(yōu)勢。
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