企業(yè)要關(guān)注小數(shù)據(jù)，精細化控制成本

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前陣子，我去北京出差，訂了早上6點鐘的飛機，早早起床退房。跟我一樣要趕飛機的人有不少，大家紛紛涌向了酒店前臺。

前臺有兩位結(jié)賬的小伙子，又要刷卡、又要開發(fā)票，忙得焦頭爛額的。

說實話，我們等得好心急，但急也沒有用啊，因為小伙子每開一張增值稅發(fā)票，至少需要花4-5分鐘。

為什么這么慢?

大家都知道，從5月1日起，酒店行業(yè)也開始“營改增”，要開增值稅發(fā)票，使用國稅局統(tǒng)一的開票系統(tǒng)。

▲5月1日起，酒店行業(yè)實行“營改增”

這意味著，小伙子必須把單位名稱、開票地址、聯(lián)系電話、開戶銀行及賬號、納稅人識別號等6個項目，一項項地輸入，然后還要輸入住宿天數(shù)和房價等，才能開出一份票來。

真是讓人累啊，我簡單算了筆帳，全國每天至少開出1000萬份增值稅發(fā)票，如果開出的每張發(fā)票少花3分鐘，全國就能節(jié)省3000萬分鐘，相當于節(jié)省6萬人的工作量。

哇，這能節(jié)省多么大的一筆人工成本啊，而且還不算上等候人的時間成本。

那么，有沒有辦法節(jié)省這3分鐘呢?

答案是有的。

比如可以向增值稅開票系統(tǒng)維護方，去訂購一個接口軟件，然后導入設置好的格式清單，比如像文本、Excel等格式的數(shù)據(jù)都是可以直接導入的。

而酒店工作人員，只要預存和調(diào)用顧客信息就可以了。

再比如還有更簡單的方法，納稅人識別碼是全國唯一編碼，只要輸入了納稅人識別碼，開票系統(tǒng)就應該自動調(diào)用單位名稱、開戶銀行賬號等數(shù)據(jù)，迅速完成開票。

現(xiàn)在利用信息技術(shù)，能夠這么方便地去收集、分類和調(diào)用數(shù)據(jù)，為什么不去運用呢?像國家稅務總局影響到了中國大部分人的時間效率，其實可以去升級，從而節(jié)省全國的數(shù)萬人的時間和成本。

企業(yè)開發(fā)票只是其中一項成本。

一般來說，企業(yè)規(guī)模增加20%，要管理的事情就會增加1倍;企業(yè)規(guī)模增加1倍，要管理的事情就會增加5倍。當然，相應的成本也要增加。

在如今這樣的經(jīng)濟環(huán)境下，中國企業(yè)的成本接近了歷史最高點。

告訴大家一個“可怕”的數(shù)據(jù)：2015年，中國民營企業(yè)的主營業(yè)務成本占到了主營收入的85.68%(也就是毛利只比14%多一些)，連續(xù)幾年上升。

很多企業(yè)的現(xiàn)狀就是這樣的：我好不容易賺了幾塊大洋，結(jié)果回家一數(shù)，入不敷出啊，簡直太坑爹了有木有?!真的要勒緊褲腰帶過苦日子了。

其實啊，大部分企業(yè)主都知道要控制成本，可是卻不知道該從何入手。

要我說，省錢就一個字：摳。而要怎么“摳”呢?我教給大家一個可行又有用的方法。

那就是——首先把成本細化到每一個具體的小環(huán)節(jié)，然后用大量、細碎的數(shù)據(jù)去衡量。

▲《唐老鴨》丨成本控制需細到每個環(huán)節(jié)

就像我一開始說的開發(fā)票，它只是財務工作的一個小環(huán)節(jié)，我們?nèi)绻肟刂曝攧粘杀?，就要細化到每個具體的小環(huán)節(jié)中。

而且，你還要會算賬，就像我簡單計算每一張發(fā)票節(jié)省3分鐘，能夠節(jié)省多少時間多少人工。

要知道，如果沒有具體的數(shù)字進行衡量，就無從談及節(jié)儉和控制。

可能有人會說：單老師，剛成立的小企業(yè)這樣“摳”還成，企業(yè)稍微大一點，就很難控制了。

那我舉個例子，萬達集團，這企業(yè)夠大吧?你看這土豪是怎么“摳”的。

就拿萬達院線來說，院線有個大成本——氙燈，就是看電影時能讓銀幕放亮和投影的東西。 萬達會統(tǒng)計氙燈的壽命周期，假設是6000小時，那這個電影院是6000小時更換一次，還是5500小時更換，總共有多少個廳要更換，在多久時間內(nèi)更換了幾個……

這些數(shù)據(jù)都要統(tǒng)計和記錄下來，到報數(shù)據(jù)的時候一對比，為什么有的影院一年只要10萬元，而有的卻要20萬元?請用數(shù)據(jù)來說話。

▲點擊圖片可查看清晰圖片| 萬達成本控制部組織架構(gòu)

當然，這么“細摳”肯定會出現(xiàn)扯皮、博弈的現(xiàn)象。要想監(jiān)督和執(zhí)行好成本控制，就要做好事前的計劃管理。

像萬達，每年9月開始，各個業(yè)務系統(tǒng)都要提出第二年的成本計劃、銷售利潤計劃等等，然后跟上級、下級、同級部門進行長達兩三個月的討論博弈。

因為這些計劃是經(jīng)過全員參與、反復論證的，所以一經(jīng)制定，就不能更改，要嚴格完成目標。

你很難想象，家大業(yè)大的萬達這么多年來，就只調(diào)整過一次計劃。

當事前的計劃足夠合理、能夠經(jīng)得起考驗時，事中的成本控制才能更好地實施，從而真正讓錢花在刀刃上。

更重要的是，因為每個人都參與了計劃的制定和討論，而不是從上至下單方面的目標公布，所以成本和責任才能真正細化到每個環(huán)節(jié)、每個崗位中。

這不正是我們所需要的精細化管理嗎?

麥肯錫曾經(jīng)這樣評價過中國企業(yè)，說“我們是成本優(yōu)勢的巨人，卻是成本管理上的侏儒。”

而現(xiàn)在高成本時代已經(jīng)到來了，我們更需要關(guān)注企業(yè)內(nèi)的小數(shù)據(jù)，進行精細化的成本控制，擺弄好柴米油鹽，把企業(yè)管理這道菜烹飪好。

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